Ühe hoone info haldamine on juba iseenesest keeruline.

Terve kinnisvaraportfelli puhul on probleem hoopis teises mõõtkavas.

Mõni hoone on projekteerimisel. Mõni ehituses. Mõni valmis viis aastat tagasi. Mõnda renoveeritakse, laiendatakse või valmistatakse ette uue üürniku jaoks.

Iga hoone ümber koguneb jooniseid, mudeleid, aruandeid, otsuseid, kooskõlastusi, probleeme ja lugematu arv sama info erinevaid versioone.

Iga uus projekt lisab veel ühe kihi.

Arendaja või hoone omaniku jaoks on küsimus seetõttu suurem kui lihtsalt dokumentide haldamine.

Küsimus on selles, kuidas säilitada usaldusväärne ülevaade sellest, mida me iga portfelli kuuluva hoone kohta teame – nii täna kui ka aastate pärast.

Kinnisvaraportfell muutub pidevalt

Me kipume mõtlema ehitusprojektist kui millestki, millel on algus ja lõpp.

Hoone omaniku vaatenurgast on tegelikkus teistsugune.

Hoone võib alata arendusest ja projekteerimisest, liikuda edasi ehitusse ja üleandmisse, olla aastaid kasutuses ning jõuda seejärel renoveerimise või uue arendustsüklini.

Selle kõige käigus muutub pidevalt ka hoonet puudutav info.

Uus projektlahendus asendab vana. Tehnosüsteemi muudetakse. Üürniku väljaehitus muudab osa hoonest. Renoveerimise käigus tekib uus komplekt jooniseid. Konsultant koostab uue aruande. Aastaid tagasi tehtud otsus muutub äkki jälle oluliseks.

Suures portfellis toimub see kõik korraga paljudes hoonetes.

Tulemuseks ei ole lihtsalt suur hulk faile.

Tulemuseks on suur hulk erinevaid versioone tegelikkusest.

Ehitusdokumentide haldamine algab teadmisest, mis sul tegelikult olemas on

Küsi suure kinnisvaraportfelli eest vastutavalt tiimilt, kas neil on oma hoonete dokumentatsioon olemas, ja vastus on tõenäoliselt jah.

Küsi paar täpsustavat küsimust ja pilt muutub ebakindlamaks.

  • Kas meil on kõige uuemad arhitektuursed joonised?

  • Milline mudel vastab hoone tänasele olukorrale?

  • Mis viimase renoveerimise käigus muutus?

  • Kus on eelmise projekti lõplik dokumentatsioon?

  • Miks valiti just see tehniline lahendus?

  • Millised probleemid olid hoone üleandmise hetkel veel lahendamata?

Info võib olemas olla.

Aga info olemasolu ja selle kasutatavus on kaks erinevat asja.

Failid võivad olla laiali projektiplatvormidel, jagatud ketastel, konsultantide ja ehitajate juures ning arhiveeritud projektikeskkondades.

Seega võib hoone omanikule kogu info küll kuuluda, kuid tal ei pruugi olla sellest usaldusväärset ülevaadet.

Projektid lõppevad. Hooned mitte.

See on üks projektipõhise infohalduse põhiprobleeme.

Enamik ehitusinfot organiseeritakse projekti ümber.

Aktiivse projekti ajal on see täiesti loogiline.

Moodustatakse tiim. Luuakse projektikeskkond. Valmivad joonised ja mudelid. Lahendatakse probleeme. Tehakse otsuseid. Lõpuks projekt valmib ja antakse üle.

Aga hoone jääb.

Viis aastat hiljem algab uus projekt.

Ja esimene küsimus on tihti üllatavalt lihtne:

Mida me selle hoone kohta tegelikult teame?

Uus tiim hakkab avama vanu kaustu, kontrollima jooniseid, võtma ühendust eelmiste konsultantidega ja välja selgitama, millist infot saab usaldada.

Teisisõnu tuleb osa eelmisest projektist kõigepealt rekonstrueerida, enne kui uuega saab päriselt alustada.

Paljusid hooneid haldava omaniku jaoks kordub see ebaefektiivsus üle terve portfelli.

Kuidas hallata ehitusinfot kinnisvaraportfellis

01

Seo info hoonega

Projektistruktuurid on ajutised.

Hoone on püsiv pidepunkt.

See erinevus muutub eriti oluliseks siis, kui infot hallatakse üle terve kinnisvaraportfelli.

Joonis võib olla loodud konkreetse projekti käigus, kuid selles sisalduv info kirjeldab hoonet.

Sama kehtib mudelite, aruannete, otsuste ja tehnilise dokumentatsiooni kohta.

Selle asemel, et käsitleda iga projekti täiesti eraldiseisva infomaailmana, võib just hoone olla neid ühendav pidev telg.

Arendus. Ehitus. Üleandmine. Kasutus. Renoveerimine. Järgmine projekt.

Iga etapp lisab midagi sellele, mida me sama vara kohta teame.

Nii muutub küsimus: Kus on vana projekti arhiiv? küsimuseks:

02

Halda jooniste versioone ja tea, milline info on kehtiv

Kogu ajaloolisest infost on kasu ainult siis, kui tiim suudab eristada seda tänasest kehtivast infost.

Ühe hoone kohta võib mitme projekti jooksul olla loodud kümneid arhitektuurseid plaane.

Millist neist peaks täna kasutama?

Sama probleem tekib aktiivse arenduse ajal.

Joonised ja mudelid muutuvad pidevalt. Uued versioonid asendavad vanu ning ühe eriala muudatus võib mõjutada mitut teist.

Olulise info puhul peab tiim teadma:

  • Milline on viimane versioon?

  • Mis oli enne seda?

  • Millal see muutus?

  • Kes uue info lisas?

Ja järjest olulisemana:

Mis tegelikult muutus?

Versioonide võrdlemine võimaldab võimalikke muudatusi automaatselt tuvastada, selle asemel et inimene peaks iga erinevust käsitsi otsima.

Spetsialist peab endiselt hindama ja valideerima, mida need erinevused tähendavad.

Kuid muudatuste leidmise korduva töö saab järjest enam jätta tarkvara teha.

[Loe ka: Kuidas tehnilisi jooniseid kiiremini kontrollida?]

03

Säilita teadmine, miks midagi muutus

Kehtiv joonis ütleb, milline hoone välja näeb.

See ütleb harva, miks.

  • Miks muudeti fassaadimaterjali?

  • Miks tõsteti tehnoruum teise kohta?

  • Miks valiti üks lahendus teise asemel?

  • Kes selle kinnitas?

  • Kas nõue eemaldati teadlikult või jäi see lihtsalt tähelepanuta?

Aktiivse projekti ajal võivad projektis osalevad inimesed neid vastuseid teada.

Aastaid hiljem ei pruugi neid inimesi enam projektiga seotud olla.

Otsuste põhjendused võivad olla laiali koosolekuprotokollides, kommentaarides, probleemides, e-kirjades ja dokumentide varasemates versioonides.

Pikaajalise omaniku jaoks on see oluline.

Arenduse ajal tehtud otsus võib aastaid hiljem mõjutada hoone hooldust, renoveerimist või järgmist investeerimisotsust.

Projektiteadmine muutub seetõttu palju väärtuslikumaks, kui dokumentide, muudatuste ja otsuste omavahelised seosed säilivad ka pärast projekti lõppu.

04

Säilita hoone ajalugu

Enamik tarkvarasid säilitab tegevuslogi.

Fail laaditi üles.

Dokument asendati.

Probleem märgiti lahendatuks.

See on kasulik, kuid kinnisvaraportfelli omanik vajab lõpuks midagi laiemat:

hoone ajalugu.

  • Millal projektlahendus muutus?

  • Milline versioon millise asendas?

  • Millised probleemid tekkisid?

  • Mis lahendati?

  • Milline info eemaldati?

  • Mis toimus renoveerimise käigus?

  • Milline oli hoone enne seda?

Aja jooksul moodustavad need sündmused hoone ajajoone.

See ajalugu muutub väärtuslikuks iga kord, kui keegi peab hoonest aru saama ilma, et ta oleks ise osalenud kõigis projektides, mis seda hoonet kujundanud on.

05

Tee nii, et teadmine elaks üle inimesed ja projektid

Kinnisvaraportfellid elavad üksikutest projektitiimidest kauem.

  • Konsultandid vahetuvad.

  • Projektijuhid vahetuvad.

  • Ehitajad vahetuvad.

  • Töötajad lahkuvad.

  • Tarkvaraplatvormid muutuvad.

  • Hoone jääb.

Kui oluline teadmine eksisteerib peamiselt inimeste mälus või vana projektikeskkonna struktuuris, kaasneb iga muutusega info kadu.

Eesmärk ei peaks seetõttu olema iga faili igavene säilitamine.

Eesmärk peaks olema säilitada piisavalt struktuuri ja konteksti, et ka inimene, kes algses projektis ei osalenud, suudaks hiljem infost aru saada.

Portfelli kasvades muutub see järjest olulisemaks.

Inimene võib mäletada, kus miski viie hoone puhul asub.

Viiekümne hoone puhul ei ole see enam mõistlik infohalduse strateegia.

06

Otsi küsimuse, mitte faili asukoha järgi

Traditsioonilised dokumendihaldussüsteemid eeldavad, et kasutaja teab, kuidas info on organiseeritud.

Hoone.

Projekt.

Kaust.

Eriala.

Dokument.

Versioon.

See toimib siis, kui inimene juba teab, mida ta otsib.

Paljud olulised küsimused ei alga aga failinimest.

Need algavad näiteks nii:

  • Millal ventilatsioonisüsteemi viimati muudeti?

  • Miks valisime just selle fassaadilahenduse?

  • Millised joonised renoveerimise käigus muutusid?

  • Kas meil on selle hoone lõplik dokumentatsioon olemas?

  • Mis toimus enne selle probleemi lahendamist?

Vastus võib kusagil portfellis olemas olla.

Keeruline osa on selle leidmine ja ülejäänud infoga ühendamine.

AI hakkab muutma ehitusdokumentide haldamist failide säilitamise probleemist info leidmise ja mõtestamise probleemiks. Just siin võib AI põhjalikult muuta seda, kuidas hoonete infot kasutatakse.

Selle asemel, et kasutaja peaks teadma, kus info asub, suudab tarkvara järjest paremini mõista, mida info sisaldab ja kuidas erinevad infokillud omavahel seotud on.

Kasutajaliides hakkab liikuma küsimusest: Kus dokument asub? küsimuse poole:

07

Üleandmine ei peaks tähendama kasuliku info lõppu

Hoone arendamise jooksul tekib tohutu hulk teadmist.

Tiim veedab aastaid otsuseid tehes, erialasid koordineerides, probleeme lahendades ja tulemust dokumenteerides.

Üleandmisel surutakse suur osa sellest teadmisest kokku lõplikuks dokumentatsiooniks.

Failid jäävad alles.

Kontekst sageli mitte.

Kinnisvaraportfelli omaniku seisukohast on see kummaline tulemus.

Hetk, mil organisatsioon saab valmis hoone lõpuks enda valdusse, on sageli sama hetk, mil selle hoone kõige infotihedam periood muutub arhiiviks.

See ei pea nii olema.

Arenduse käigus loodud info võib jääda hoonega seotuks ka pärast aktiivse projekti lõppu.

Ja kui algab järgmine projekt, ei pea uus tiim alustama ajalooliste failide kaustast.

Nad saavad alustada sellest, mida hoone kohta juba teatakse.

Projektiinfost hoone teadmuseni

Ehitussektor on muutunud projektinfo säilitamises palju paremaks.

Järgmine väljakutse on muuta see info kasutatavaks ka ajas.

Arendajate ja hoonete omanike jaoks on võimalus suurem kui lihtsalt parem dokumendihaldus.

Küsimus on järjepidevuse loomises projektide vahel.

  1. Joonised jäävad seotuks oma versioonidega.

  2. Muudatused jäävad seotuks ajalooga.

  3. Otsused säilitavad konteksti.

  4. Lõppenud projektid muutuvad osaks sellest, mida hoone kohta teatakse, mitte eraldiseisvateks arhiivideks.

  5. Ja paljude hoonete peale kogunenud info muutub kasutatavaks kogu portfelli ulatuses.

  6. Just selles suunas Franklinit ehitatakse.

Franklin loob iga hoone ümber pideva infokihi, mis ühendab joonised, mudelid, dokumendid, probleemid, versioonid ja projektiajaloo.

Aktiivse projekti ajal saab tiim aru, mis muutub ja mis on juba toimunud.

Projekti lõppedes ei pea see info kaduma arhiivi.

Ja kui algab järgmine projekt, ei pea hoonega alustama nullist.

Projektid lõppevad. Hoone mälu ei peaks.

Franklin Inimesed Hooned Projektid DWG IFC Otsused Load E-kirjad

Korduma kippuvad küsimused

Ehitusdokumentide haldamine on ehitusprojekti käigus tekkivate jooniste, mudelite, aruannete, kooskõlastuste ja muu info organiseerimine, kontrollimine ja jälgimine. Hästi korraldatud dokumendihaldus säilitab ka versiooniajaloo ja muudatused, et tiim saaks aru, milline info on kehtiv ja kuidas see on aja jooksul muutunud.